Cet article présente des informations tirées d'une discussion avec Paul Simons, leader de la communauté PoAC au sein du réseau Peppol. Il est également très impliqué dans les travaux du CEN/TC 434, qui définit les normes européennes en matière de facturation électronique. Grâce à son double rôle, il offre une perspective unique sur l'évolution, les défis et les opportunités liés à la facturation électronique, en mettant particulièrement l'accent sur la sécurité, l'accessibilité et l'évolutivité.
Paul Simons joue un rôle clé dans la communauté post-attribution (PoAC) de Peppol, qui se concentre sur les documents et les processus après la signature des contrats, tels que la facturation électronique. Parallèlement, il est étroitement impliqué dans le CEN/TC434, le comité technique responsable du développement et de la mise à jour de la norme européenne EN 16931. Ces deux axes de travail sont étroitement liés. Selon Paul, il est presque impossible de tracer une ligne de démarcation stricte entre les deux : « Tout se mélange ».
Sécurité au sein de l'écosystème Peppol
Les données critiques pour l'entreprise exigent une sécurité structurelle
Peppol étant un réseau mondial fiable utilisé pour les transactions sensibles, les points d'accès doivent veiller à ce que la sécurité soit une priorité absolue. Paul souligne les risques liés au processus d'intégration des entreprises sur le réseau, tels que :
- KYC (Know Your Customer) : vérification du numéro d'enregistrement de l'entreprise et du signataire autorisé.
- La nécessité d'une revérification périodique des clients et de la saisie de tout changement de statut (par exemple, radiation, faillite, changement de propriétaire).
- Encouragement de la certification ISO 27001 pour tous les prestataires de services.
« Chaque fournisseur de services doit comprendre que si votre certificat réseau est révoqué, vous bloquerez tous vos clients finaux. »
Pression internationale en faveur de normes plus strictes
Alors que de plus en plus de gouvernements adoptent Peppol comme épine dorsale de leurs infrastructures nationales de facturation électronique, la pression internationale s'intensifie pour améliorer les normes de conformité, d'interopérabilité et de sécurité.
Ce qui n'était au départ qu'une initiative d'interopérabilité européenne a évolué pour devenir un cadre mondial, et cette expansion s'accompagne d'une surveillance accrue, à la fois de la part du réseau et de la part des régulateurs externes, des partenaires commerciaux et des organismes industriels.
L'ambition d'enregistrer 1,2 million d'entreprises rien qu'en Belgique exige une sécurité plus robuste et des processus évolutifs. Un plus grand nombre de fournisseurs de services signifie plus de risques à moins que des mesures préventives ne soient mises en place.
L'expansion de Peppol dans des pays tels que Singapour, la Malaisie et les Émirats arabes unis signifie que les exigences de sécurité internationales augmentent.
- OpenPEPpol a elle-même réagi en durcissant ses politiques :
-- Contrats de fournisseurs de services mis à jour avec des obligations plus claires
-- Politiques de gestion SMP/SML plus strictes
-- Mise en œuvre de la vérification périodique des participants
- Les organismes commerciaux internationaux font pression pour :
- Reconnaissance mutuelle élargie des identifiants Peppol au-delà des frontières
-- Transparence des modèles d'intégration et de gouvernance
-- Alignement avec la directive européenne sur la facturation électronique (2014/55/UE), initiatives similaires sur les marchés extérieurs à l'UE
- Les entreprises multinationales font pression sur les pays pour qu'ils veillent à ce que les implémentations locales de Peppol soient non seulement conformes, mais également interopérables et prévisibles,
éviter la fragmentation due à des déviations locales.
Coût et accessibilité : le débat autour des mandats et de l'équité
Alors que la facturation électronique devient obligatoire dans de plus en plus de pays, en particulier pour les transactions B2G et bientôt B2B, de nombreuses petites entreprises font part de leurs préoccupations. Bien que la plupart comprennent la valeur de la numérisation, ils s'interrogent sur le caractère équitable de l'obligation légale d'adopter un système payant.
Les objections les plus courantes sont les suivantes :
- « Pourquoi dois-je payer pour quelque chose qui est obligatoire ? »
- « Cela semble trop complexe pour ma petite entreprise. »
Pour les petites entreprises qui n'envoient que quelques factures par mois, même les frais de configuration et d'utilisation de base peuvent sembler onéreux, en particulier lorsqu'ils sont associés à des outils numériques inconnus et à un jargon technique.
Selon Paul, ces préoccupations sont souvent dépourvues de contexte. Dans la pratique, les coûts sont minimes :
- Les services de facturation électronique d'entrée de gamme sont disponibles pour quelques euros par mois. Certains facturent quelques centimes par facture envoyée.
- Des options gratuites existent pour recevoir des factures ou un nombre limité de documents pouvant être envoyés.
Paul note également que la facturation électronique peut permettre d'économiser de l'argent à long terme. Les comptables peuvent facturer moins cher pour le traitement des factures structurées, et les entreprises évitent les coûts cachés liés à la saisie manuelle, à l'impression et à l'envoi.
Vous bénéficiez alors des principaux avantages de la facturation électronique, tels que le traitement automatique et la réservation :
- Les comptables signalent une précision d'automatisation pouvant atteindre 90 % après seulement quelques mois.
- Les gains de temps se traduisent par une baisse des coûts ou une augmentation des marges.
- Les outils sont de plus en plus intelligents
La facturation électronique apportera transparence, confiance et contrôle aux propriétaires d'entreprise à long terme.
Conclusion
La transition vers la facturation électronique obligatoire et l'échange de documents basé sur PEPPOL ne sont pas qu'une opération technique. Il s'agit d'un changement de système qui associe sécurité, accessibilité, formation et évolutivité.
